大橋直久「コンピュータとの距離感」

記述方法については、コンピュータが普及したとはいえ、いまだにコンプレックスをいだいている人も多く、1ステップずつわかりやすく具体的に記述することが重要である。

A画面がでたら、キーボードのX位置にあるYキーを押す。

するとB画面がでる、というように画面やキーボード等のイメージを示しながら記述する。

操作ミスの発生しないようにシステム側に仕組んでおくことと、不要なキーボードには手を触れる可能性のないように、カバーをしてしまうなどの配慮が必要である。

操作ミスなどにより、オペレーターの扱える領域をこえたときには、連絡方法を明記することにより対応を記述しておく。

また、コンピュータを操作しながら、マニュアルを参照するのはやっかいで、一般的にやりたがらないので、操作指示を画面に表示するとか、キーボードに押す手順のシールを貼るなどの工夫をする。

また、生産現場でよく見る作業標準書イメージで1枚くらいにまとめて、見える状態にセットしておくとやっかいさも減り、扱う人にとって心理的にコンピュータとの距離感がちぢまる。

3点セットとの関連としては、手順書にコンピュータ操作手順書の「×××の項を参照」と明記しておく。

操作手順書にコンピュータにコンプレックスをもった人にとって耳なれない用語が登場するときには、操作手順書の該当するところに記述するか、用語集にまとめるとよい。

大橋直久〜就活生・新社会人のためのマナー講座