大橋直久「連動したマニュアルの改訂」
業務改善システムの流れとしては、業務改善提案書が業務改善推進事務局で受け付けられ、業務主管部署に検討を依頼する。
業務主管部署では、関連部署を集め検討・合意をする。
これに関連するマニュアルの洗いだしをして、改訂の指示等をマニュアル管理部署とマニュアル作成部署(者)に対して行なう。
業務改善提案書に対する検討と反映のタイミングについては、一般的には1年か半年程度の間隔で行ない、例外として緊急度を要するものに対しては、その都度行なうものとする。
その判断は業務主管でもって実施する。
改善は永遠でありそれに連動したマニュアルの改訂もまた、永遠である。
同時に、1度確立されたマニュアル管理システムも、気をゆるめるとなにかと崩れやすい懸念がある。
これを防ぐために、マニュアル管理部署や管理職がチェックをすることによりルールと運用状況の維持改善を行なっていく必要が生じる。
チェックをする目的として大きく2つが考えられる。
1つは、マニュアルなど標準類にもとつく業務の指導徹底と業務改善である。
もう1つは、マニュアル管理システムにもとつく活動の指導徹底とそれの改善である。
それぞれについてPDCAを明確にし、とくに、計画(P)段階においては5W2Hで考えることにより整理しておくことが重要である。
大橋直久〜就活生・新社会人のためのマナー講座